Rinnovare l’ufficio : idee e suggerimenti per realizzare un ambiente di lavoro moderno e produttivo

Nel nostro blog ci soffermiamo spesso sull’importanza della casa, da molti visto come vero e proprio luogo di rifugio in cui poter staccare dalla vita frenetica, dallo stress lavorativo o anche solamente dai colori spenti del proprio ufficio : e se questo problema potesse essere risolto? Probabilmente la necessità di abbandonarsi ad un ambiente rilassante e confortevole deriva proprio dal non poter usufruire degli stessi comfort anche sul luogo di lavoro.
Fino a qualche anno fa, il concetto di ufficio moderno, a prescindere dall’ambiente lavorativo, dalla dimensione, o dal numero di dipendenti, è spesso stato sottovalutato in virtù di considerazioni volte all’assenza di distrazioni ed alla massima produttività.
Ad oggi la tendenza è invertita, e sono sempre più numerosi i casi che dimostrano come un ufficio volto al comfort ed al benessere dei dipendenti possa migliorare la qualità della vita ed anche l’efficienza produttiva aziendale. 

Prima ancora di iniziare il nostro articolo, vogliamo dedicare un piccolo spazio per mostrarvi alcuni degli uffici più belli e ricercati al mondo, da cui poter trarre ispirazione : ecco degli esempi per voi!

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Gli elementi che rendono confortevole l’ufficio

Ancor prima delle componenti d’arredo, la creazione di maggior benessere all’interno di un ufficio non può prescindere da un’accurata analisi in fase di progettazione di elementi cardine come illuminazione, colore o temperatura : andiamo ad analizzare ognuno di questi più nello specifico.

Lo studio dell’illuminazione per un ufficio moderno

Che si tratti di luce naturale o artificiale, un ufficio ben illuminato risulta più piacevole oltre che fornire maggiore confortevolezza durante le ore di lavoro, permettendo di non sforzare la vista e, di conseguenza, migliorare la qualità dell’operato.
Il miglior modo per poter usufruire di una buona luce all’interno del proprio ambiente è sicuramente l’installazione di finestrature in abbondanza, seppur con qualche piccolo accorgimento : durante la progettazione andrà posta particolare attenzione alla distribuzione delle postazioni lavorative in funzione della luce, specialmente in lavori di ufficio o basati sull’utilizzo di un monitor. Il rischio potrebbe difatti essere quello di realizzare finestre posteriormente alle postazioni, con un fastidioso effetto di riflesso luminoso sui propri schermi, che renderà un maggiore sforzo alla vista del dipendente e renderà così più complesso il lavoro quotidiano.
Non va inoltre sottovalutato la progettazione e strutturazione di tende che possano aiutare ad ombreggiare quando serve, soprattutto per proteggersi durante i mesi estivi.

Il colore : da elemento sottovalutato a vero e proprio protagonista dell’ufficio

Tra gli elementi storicamente più sottovalutati nella realizzazione di un ufficio in favore di toni grigi e cupi, il colore gioca un ruolo fondamentale nella creazione di un luogo di lavoro funzionale, tanto quanto la luce naturale. Al pari di quest’ultima, il colore rappresenta difatti una forma di nutrimento e benessere per il nostro corpo e, a testimonianza di ciò, sempre più compagnie investono quotidianamente nella creazione di un brand dai colori efficaci (qui un approfondimento sul ruolo del colore nell’arredo).
In questo tema, ancor prima di lasciarsi andare a preferenze personali o a mode del momento, alcuni importanti punti da prendere in considerazione per creare un ambiente di lavoro consapevolmente sono :

1) Il contesto in cui si opera : in quale ambiente i collaboratori svolgono il proprio lavoro? Per ciascuno spazio esiste difatti una scelta cromatica identificativa o 

     in linea con l’ambiente circostante, sia esso un ufficio, una reception, uno studio, un centro medico ecc.

2) Il comportamento : su cosa è incentrato il nostro lavoro e quello dei nostri collaboratori? Abbiamo bisogno di tranquillità, calma o concentrazione?
3) L’armonia del colore : un insieme di colori non strutturato può generare un risultato contrario quello desiderato, che anziché migliorativo andrebbe a peggiorare il
     clima lavorativo. Per tale motivo le scelte di abbinamento cromatico richiedono uno studio a valle, meglio se realizzato da professionisti del settore.

Una volta realizzate accuratamente tali considerazioni, è bene essere consapevoli degli effetti generati da ciascun elemento delle diverse palette cromatiche :
TORTORA, MARRONI, TERRAI colori di questa palette rappresentano il radicamento e l’ancoraggio, che fanno sentire l’individuo al sicuro anche nelle giornate 
   lavorative più complesse. Poco incline alla creazione di uno spazio creativo o raffinato, l’utilizzo eccessivo può rischiare di rendere l’ambiente troppo serio,
   monotono o austero;
VERDE CHIARO, PRATO O SCURORappresentano i toni della rigenerazione e della tranquillità, aiutando a ritrovare il senso di pace interiore, soprattutto nei   
   momenti di maggiore stress. Un eccessivo utilizzo di queste tonalità può tuttavia indurre sensazione di noia o di mancanza di vigore;
LILLA, PRUGNA O VIOLARappresentano i colori della concentrazione e della spirituale, aiutando a mantenere consapevolezza nei momenti di riflessione. Un suo
   eccessivo utilizzo può fornire impressione di solitudine ed egoismo, con conseguente poca apertura verso gli altri;
ROSA PASTELLO, CIPRIA, FUCSIAQuesta palette rappresenta la tranquillità e riflessività, adatto mei momenti in cui si necessita mostrare gentilezza verso noi
   stessi e verso gli altri. Utilizzato in modo smisurato può fornire tuttavia effetto di debolezza ed insicurezza;
ROSSO, ROSA SALMONE, ARANCIONERappresentano i colori del divertimento e della gioia, forniscono una maggiore carica di energia e possono cambiare 
   positivamente la giornata lavorativa. Utilizzato in maniera eccessiva può però stimolare rabbia, aggressività, immaturità o frivolezza;
GIALLO, SENAPE, ZAFFERANO, LIMEL’utilizzo di questi colori è sinonimo di ottimismo, sicurezza ed autostima. Utilizzarlo in quantità eccessive può generare
   ansia;
AZZURO, TURCHESE, BLUI colori dell’informazione, affidabilità e correttezza, indicati specialmente negli spazi utilizzati in sede di riunione, in quanto stimola il
   dialogo schietto e diretto, pur mantenendo il clima calmo e costruttivo. Utilizzato eccessivamente potrebbe fornire sensazione di freddezza e distacco;
BIANCOIl bianco rappresenta la luce, l’armonia, la spaziosità, l’ordine e la pulizia. Utilizzato in maniera sconsiderata può creare un clima di freddezza e ostilità;
SCALA DEI GRIGILa scala dei grigi rappresenta un colore neutro, volto alla bassa distrazione e a fornire un senso di protezione per se stessi. Utilizzato in ingenti 
   quantità, potrebbe determinare la mancanza di energie, di determinazione e di fiducia in se stessi;
NEROColore dell’indiscussa autorevolezza, utilizzato per offrire al contempo sicurezza emotivo. Un utilizzo eccessivo può fornire freddezza, inavvicinabilità o 
   senso di minaccia.

L’importanza della qualità dell’aria per il benessere in ufficio

Un altro elemento che potrebbe essere sottovalutato nel processo di realizzazione di un nuovo ufficio è quello relativa la qualità dell’aria : una serie di esperimenti condotti al tramonto degli anni 90′ fino a quelli odierni, dimostrano infatti come un’aria viziata possa avere effetti dannosi su salute e benessere e, conseguentemente, sulla produttività dell’individuo. Questa eventualità, definita dagli esperti ‘sindrome dell’edificio malato’ può causare nei frequentatori di un determinato locale o ufficio sintomi comuni quali irritazione di naso e gola, bruciore degli occhi, mal di testa, disturbi respiratori, sonnolenza, confusione mentale e, soprattutto, diminuzione della produttività e della concentrazione. In cerca di approfondimenti? In questo articolo altri consigli per aumentare la produttività del tuo ufficio.
Cosa scatena tali reazioni e come queste si collegano all’ambiente lavorativo? Le risposte possono essere molteplici, a partire da contaminanti chimici contenuti negli arredi (formaldeide, amianto, ecc.), agenti biologici (batteri, virus, funghi), inquinanti atmosferici, oltre ad una ventilazione inadeguata e fattori ambientali come illuminazione o acustica dell’ambiente.

La temperatura ideale per il proprio ufficio

Tema correlato alla qualità dell’aria, anche la temperatura influenza la qualità dell’aria e dell’ossigenazione e, di conseguenza, il benessere percepito dai collaboratori all’interno dell’ufficio. Considerando che ognuno di noi si distingue per la propria temperatura corporea, con individui più ‘freddolosi’ o ‘calorosi’, la temperatura ideale per andare incontro le esigenze di ciascuno sarebbe attorno i 20 ed i 21 gradi. In contesti di lavoro ‘passivo’ come ad esempio quello da scrivania, in cui accusiamo maggiormente il freddo, un eccesso di riscaldamento potrebbe ad esempio rendere l’aria secca, provocando fastidi ad occhi, gola e naso, oltre che provocare sonnolenza e pesantezza. Esistono anche delle norme che regolano la temperatura, entrate recentemente in vigore, di cui trovi un approfondimento su questo sito.

UFFICIO MODERNO ADOBE LONDRA

L’arredamento per ufficio : consigli per ciascuna tipologia di ambiente lavorativo

Le scelte in tema di arredamento sono strettamente correlate al benessere percepito all’interno dell’ambiente lavorativo : alcuni esempi? Componenti d’arredo economiche contengono una serie di colle o formaldeidi nocive che inquinano la qualità dell’aria, rilasciando sostanze che potrebbero essere a lungo respirate in contesti di ufficio; o ancora una bassa ergonomia delle sedute rappresenta una delle principali cause di problemi cervicali, di schiena o cefalea .
Oltre che una consapevole disamina in tema di prevenzione e salute, nella scelta dell’arredamento per il proprio ufficio è importante effettuare considerazioni relative
la reale capienza necessaria. La necessità di spazio viene spesso sottovalutata o sopravvalutata, non tenendo anche in considerazione anche dei progressi
tecnologici e della digitalizzazione, che sta progressivamente portando ad una drastica riduzione della documentazione cartacea, con esclusione di particolari settori come ad esempio quello delle assicurazioni. Allo stesso modo, analizzare la strumentazione necessaria allo svolgimento del proprio lavoro può fare la  differenza nella scelta delle componenti d’arredo : un esempio? L’utilizzo di computer o desktop fissi e quello di portatili può fare la differenza tra la scelta di una scrivania dalle dimensioni maggiori o inferiori, aumentando o riducendo la necessità di spazio fisico, oltre che la progettazione e disposizione di cavi, passaggi e soluzioni per eliminare eventuali ingombri dal piano di lavoro.

immagine arredo ufficio direzionale con colori scuri, vetrate e vista naturale

Arredamento per ufficio direzionale

L’ufficio direzionale funge storicamente da spazio rappresentativo in cui poter svolgere riunioni, colloqui o incontrare i clienti più rilevanti dell’azienda, in cui la presentazione diviene fondamentale.
Per lo stravolgimento del concetto di ufficio abbia coinvolto anche lo sfarzo tipico da “ufficio del capo”, la tendenza di coordinare questo spazio all’immagine fornita dal resto della struttura deve essere accompagnata da elementi che conferiscano una presentazione di rilievo, oltre che rappresentare veri e propri elementi volti a simboleggiare
 la posizione di rilievo occupata dal collaboratore. 
In tal senso, elementi come poltrone ‘direzionali’ dal carattere elegante e moderno, materiali di pregio per la scrivania o la poltrona stessa, oppure ancora componenti di arredo dalle forme particolari concorrono a spezzare la monotonia dell’ambiente, mentre l’utilizzo di dettagli estetici come una carta da parati sul fondale o lampade scenografiche forniscono originalità all’ufficio, donandole allo stesso tempo eleganza.

ARREDO MODERNO PER UFFICIO SINGOLO NERO E BIANCO CON DETTAGLIO ARANCIONE

Arredamento per ufficio singolo

In tema di arredamento per singoli spazi un arredo semplice e ben studiato è la soluzione migliore. Ovviamente, i complementi d’arredo che non possono mancare per garantire ordine e massima operatività sono una scrivania, lineare o angolare in base alle esigenze di ottimizzazione dello spazio; una cassettiera, possibilmente corredata da serratura, per garantire la sicurezza della documentazione ed oggettistica del collaboratore; un armadio dalle dimensioni variabili dove contenere e ritirare faldoni e documenti, oltre che mantenere l’ordine all’interno dello spazio di lavoro; appendiabiti, per cui suggeriamo al fine di un maggiore ordine una soluzione chiusa anziché a terra, utile anche per eliminare la componente della pulizia; una poltrona, quanto più ergonomica possibile e con ruote, oltre che altre sedute per eventuali ospiti; una buona luce direzionale per la scrivania e l’ambiente in generale.

ufficio open space bianco con parete a contrasto blu moderno

Arredamento open space per ufficio

L’arredo open space all’interno degli ambienti di lavoro è una tendenza sempre più diffusa in quest’ultimo decennio, al contrario dell’arredo open space per case che è da diverso tempo una soluzione utilizzata. Pur rappresentando la fattispecie di più complessa realizzazione, tanto per la necessità di far ‘convivere’ un maggior numero di postazioni contemporaneamente, quanto a livello tecnico, per cui è richiesta la consulenza di un esperto o interior designer. La sua creazione difatti richiede :
⁃ Una piacevolezza visiva ed un comfort differente da ambienti quali un ufficio direzionale, caratterizzato da maggiore privacy, in quanto rappresentano gli spazi più
   visibili e rappresentativi dell’intera struttura, in cui ai collaboratori si affiancherà spesso il pubblico esterno, anche se solamente di passaggio;
 Richiede un accurato studio dell’acustica : in tal senso, la principale minaccia è rappresentata dalla realizzazione di ampi spazi con soffitti elevati ed un arredamento
   scarno, tali da creare un fastidioso rimbombo di voci e rumori che possono minare il benessere durante le mansioni lavorative quotidiane;
 Un accurato studio illuminotecnico, sulla base dello spazio messo a disposizione a sé ed ai propri collaboratori. Spazi dal soffitto più alto sono ad esempio più 
   complessi da illuminare e richiedono una scelta tecnica tanto nella tipologia quanto nel posizionamento di luci diffuse e di illuminazione generale, al fine di evitare il
   fenomeno denominato ‘buco nero’, ovvero punti di ombra rispetto al resto dell’ambiente. Per andare incontro le esigenze di ciascun collaboratore, è bene poi 
   installare luci direzionali sulle singole postazioni, tali da poter essere tarate dal singolo utilizzatore in base alla propria esigenza di maggiore o minore luminosità.

immagine di ufficio moderno con vetro divisorio bianco con dettaglio legno

Arredamento per ufficio con divisorio in vetro

Una ulteriore soluzione in tema di arredamento open space per il proprio ufficio, specialmente nei casi di necessità di maggiore privacy o di problematiche in tema acustico, è quella della creazione di cabine in vetro, stile sempre più diffuso negli ambienti lavorativi più ampi e con maggior numero di personale. Oltre a fornire un effetto particolarmente estetico ed elegante, riduce una serie di problematiche quotidiane che la rende ad esempio adatta a contesti lavorativi come aziende in cui quotidianamente vengono realizzate e ricevute un gran numero di chiamate, ed il sovrapporsi delle voci dei singoli collaboratori può incidere negativamente sulla qualità del lavoro del gruppo.

Arredamento per sala riunioni

Spazio distintivo di qualsiasi ufficio che si rispetti, l’arredamento per la sala riunioni è generalmente molto essenziale, e trova nelle sue principali componenti d’arredo un tavolo di misure generose (o un numero definito di tavoli) o studiate su misura in base al numero di collaboratori partecipanti a meeting o incontri di gruppo, sia esso rettangolare, ovale o rotondo (in caso di particolare anzianità del gruppo esistono poi strutture più complesse come quelle a ferro di cavallo); un ampio schermo o proiettore da cui poter trasmettere presentazioni, video o schemi, oltre che una lavagna mobile o fissa.

immagine di reception moderna bianca e legno con vegetazione

Arredamento per la reception

La reception rappresenta il vero e proprio biglietto da visita dell’azienda e, in quanto tale, diviene indispensabile porsi le giuste domande in sede di progettazione : il numero di persone che opereranno fisicamente nello spazio, la tipologia di attività lavorativa, le necessità in tema di strumentazione (scanner, stampante, telefono, monitor ecc.), al fine di ritirare ciascun elemento al meglio e donare all’ambiente quanta più eleganza ed ordine possibile.
In tal senso, un esempio può essere rappresentato dalla scelta dei materiali del bancone : se una soluzione in vetro può rendere un risultato particolarmente estetico ma si denota come i collaboratori o fornitori tendano ad appoggiarsi, lasciare ditate o macchie di sporco, probabilmente la scelta dovrebbe propendere su una soluzione opaca, materiale più indicato per questo tipo di ‘incidenti’ e di più facile pulizia. 
Indispensabile il logo dell’azienda, sia esso applicato sul frontale del banco della reception, disegnato su parete o contenuto all’interno di una cornice come quella offerta da un quadro, al fine di mettere in risalto il brand aziendale. Per quanto riguarda il gioco di materiali e colori utilizzati, consigliamo di farsi guidare da un esperto del settore, in modo da creare un’immagine coordinata professionale e capace di fare colpo già dal primo approccio con il proprio ambiente.

Il tocco finale per il proprio ufficio : uno spazio conviviale e personale

Tra la frenesia della giornata lavorativa e le ore impiegate quotidianamente all’interno del proprio ufficio, diviene sempre più importante corredare lo spazio di elementi capaci di conferire a collaboratori e visitatori la sensazione di sentirsi davvero a casa :ecco piccoli suggerimenti per ottenere questo risultato, ed incrementare così il benessere e la produttività all’interno dell’ambiente ufficio.

Creare uno spazio conviviale all’interno dell’ufficio

Nel ritmo frenetico della giornata lavorativa capita spesso di non potersi dedicare al proprio benessere personale o quello dei colleghi, o di potersi godere una breve pausa che ci permetta di staccare dalla nostra postazione lavorativa. Realizzare uno spazio comunitario conviviale, quale può essere ad esempio una zona adibita a pausa caffè o piano break in cui poter consumare uno spuntino, oppure ancora un’area adibita al relax ed allo scambio di chiacchiere tra collaboratori può far bene a voi, al vostro gruppo e all’intera azienda : un clima rilassato e conviviale, anche se per pochi minuti della giornata, può fornirvi la spinta giusta per raggiungere i vostri traguardi giornalieri.

Rendere personale il proprio ufficio

Se è vero che generalmente ciascun collaboratore dedicherà un numero superiore di ore all’interno del proprio ambito lavorativo piuttosto che nel proprio ambiente domestico, è bene introdurre nel proprio ufficio elementi che rimandino alla propria casa, utili soprattutto nei momenti di maggiore stress o in giornate in cui il morale di uno o più collaboratori non risulti dei migliori. Una foto del proprio amico a quattro zampe, un oggetto regalato da una persona a noi cara appoggiato sulla scrivania, o quel quadro realizzato dal nostro artista preferito, rappresentano solamente alcuni piccoli esempi di elementi che possono accrescere il benessere dei frequentatori dell’ufficio : pur non costando nulla, faranno una grande differenza nel vivere quotidianamente l’ambiente lavorativo!

 

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